منظور از مهارت مدیریت زمان مجموعه ای از مهارت ها ، ابزارها، تکنیک هایی است که برای زمان بندی بهینه اجرای یک پروژه، وظایف یا اهداف به کار می آیند. در مدیریت زمان ، فعالیت های متنوعی مورد استفاده قرار می گیرند. از جمله : الویت بندی کردن ، طراحی کردن، تقسیم بندی کردن، هدف گزاری، تعیین زمان های استفاده شده ، پایش ، سازمان بندی، زمان بندی کردن و...

در زندگی دانشجویی وقت و زمان ، اهمیت فوق العاده داردو با توجه به تنوع فعالیت های دوران دانشجویی، ضروری است دانشجویان با مهارت مدیریت زمان آشنا شوند.بدون مهارت مدیریت زمان مناسب، احتمال موفقیت دانشجو در دانشگاه به شدت کاهش می یابد.و برعکس آشنایی و تسلط دانشجو بر این مهارت، موفقیت وی را در فعالیت های مختلف چند برابر افزایش می دهد.

بسیاری از دانشجویان ، مشکلات سنگینی در استفاده بهینه از زمان و اوقات خود را دارند ، جمله های زیر بصورت شایع و وسیعی از دانشجویان شنیده می شود:

  • من هیچ وقت ، زمان کافی برای کارهایم ندارم.
  • تا زمانی که موقع امتحان نرسد ، نمی توانم درس بخوانم.
  • همیشه بیشتر از آنچه فکر می کنم کارهایم طول می کشد.
  • خسته شدم از این که مرتب برنامه ریزی می کنم و هیچ وقت طبق آن عمل نمی کنم.
  • همیشه کارهای غیره منتظره ناگهانی، برنامه هایم را خراب می کند.
  • من اراده ای ندارم که بر اساس آن برنامه ام را دنبال کنم.
  • آن قدر کار و برنامه درسی دارم که می ترسم به سراغ شان بروم.
  • غیر ممکن است که در خوابگاه بتوانی برنامه ای بریزید و انجامش دهید.

اگر شما هم مشکلاتی مانند موارد بالا احساس می کنید ، به شدت به مهارت مدیریت زمان احتیاج دارید.واقعیت این است که شبانه روز بیشتر از 24 ساعت نیست و آن را نیز نمی توان تمدید کرد. بنا براین ، برای استفاده بهینه اوقات خود چاره ایی جز مدیریت آن وجود ندارد. با این حال ، انتظار معجزه نیز نداشته باشید. بلکه آن چه بیش از هر چیزی نیاز دارید که به آن توجه کنید ، واقعیت هاست.

همان طور که در بالا گفته شد، مهارت مدیریت زمان ، مجموعه ای از فعالیت های مختلف است که در این جا تعدادی از مهمترین آنها معرفی می شوند.

 

  • فرایند گرم شدن

همانطور که برای انجام حرکات و فعالیت های ورزشی نیاز به گرمشدن وجود دارد، در مورد پدیده های ذهنی و روانی، از جمله درس خواندنو دنبال کردن اهداف هم نیز چنین است. انتظار نداشته باشید که از وضعیت صفر به وضعیت 20 در آیید. بلکعه نیاز است که به تدریج، برای انجام فعالیت مورد نظرتان گرم شوید. در مورد درس خواندن این موضوع به شدت بیشتری صادق است. به یاد داشته باشید، درس خواندن، فعالیت ذهنی به شدت پیچیده ایی ست و انرژی زیادی طلب می کند. تحقیقات نشان داده است ، مغز در حال تفکر از یک دونده در حال دو، بیشتر گلوگز مصرف می کند.

  با توجه به این موضوع ضرورت داردکه برای چنین فعالیت سنگینی ذهنی خود را گرم یا آماده کنید. اگر در        روزهای قبل، کم درس خوانده اید یا اصلاً درس نخوانده اید، انتظار نداشته باشیدکه ناگهان روزی سه ساعت  درس بخوانید. چنین انتظاری  غیر منطقی و غیر واقع بینانه است. به همین علت ، ضرورت دارد که بتدریج بر میزان ساعات درسی خود بیافزایید و قبل از آن باید خود را برای درس خواندن آماده کنید . برای اینکار نیاز دارید که مقدمات درس خواندن خود را مهیا کنید که شامل موارد زیر است.

  • مرتب کردن فایلها، کتابها، جزوه ها
  • خلوت کردن محیط درس خواندن به منظور افزایش تمرکز به هنگام درس خواندن
  • دور انداختن کاغذهای اضافی
  • کنار گذاشتن وسایل اضافی. وسایل اضافی دور خود جمع نکنید. هرچه دورتان شلوغ باشد وقت بیشتری برای مرتب کردن انها باید بگذارید.
  • تهیه کردن آنچه برای مطالعه نیاز دارید مثل پوشه، ورق،  لوازم تحریر و...
  • تهیه تقویم روی میزییا دیواری برای یاد آوری تاریخ  های مهم و یاد داشت کردن کارهای عملی، امتحانات و...
  • تعیین اهداف برای نیمسال تحصیلی. هدف خود را در نیمسال تحصیلی حاضر مشخص کنید.مایل اید در انتهای ترم به کجا برسید؟

نمره الف، مشروط نشوید، شاگرد اول بشوید، در کنار درس بتوانید گواهینامه رانندگی بگیرید. پیشرفت در زبان داشته باشید.

با این حال به یاد داشته باشید که هدف گزاری دارای اصول و قوانینی است . زمانی می توانید بگویید که هدف گزاری کرده اید که آن هدف دارای ویژگیهای زیر باشد:

  • واقع بینانه باشد .
  • قابل سنجش باشد.
  • اختصاصی باشد.
  • قابل دستیابی باشد.

مثلاً موفق بودن در درس هدف خوبی نیست چون قابل اندازه گیری نیست ، ملاک مشخصی ندارد ، اختصاصی نیست ولی این هدف که معدل ترم بالای 17 باشد. قابل سنجش و مشخص است.

  • تهیه فهرست کارها

این فهرست حاوی کارهایی است که شما باید انجام بدهید. فعالیتهای مهم تر در بالای فهرست و فعالیتهایی که کمتر اهمیت دارند در پایین فهرست نوشته شود. هریک از برنامه های درسی را به اجزای کوچک تقسیم کنید و در فهرست هریک از اجزای ریز هر فعالیت را وارد کنید. مثلاً اگر می خواهید برای درس تاریخ اسلام مقاله ای تهیه کنید بهتر است تهیه مقاله را به اجزای ریزتری مانند انتخاب موضوع، مشخص کردن سر فصل ها، تهیه پیش نویس و اصلاح آن تقسیم کنید. هر بار که یکی ازآنها را انجام دادید روی آن در فهرست خط بکشید. کارها را تا آنجا ریز کنید که به فعالیت هایی برسید که یک یا دو ساعت انجام می شوند.

نکته بسیار مهم این است که فهرست برنامه ها را پیش خود نگه دارید تا زمانی که کاملا فعالیتها به اتمام برسند گاه به گاه برنامه خود را بررسی کنید آیا به خوبی پیش می روید؟ اگر اینطور نیست چرا؟ و چه تغییری باید در برنامه خود انجام دهید.

  • اولویت بندی کردن

اولویت بندی کردن یکی از مهم ترین مهارتهای مدیریت زمان است برای اولویت بندی کردن از تکنیکهای مختلفی استفاده می کنند . یکی از آن تکنیک ها (A-B-C) است کارها را به شرح زیر اولویت بندی کنید:

  • فهرست کارهایی که مهم و فوری است.
  • فهرست کارهایی که مهم است ولی فوری نیست
  • فهرست کارهایی که نه فوری است و نه مهم

مسلم است کارهای فهرست A  اولویت بیشتری دارد و باید به آنها توجه ویژه ای داشته باشید و در فهرست کارهایی که باید انجام شود بگنجانید.

  • اصول برنامه ریزی

تجربه رایج بسیاری از دانشجویان برنامه ریزی هایی است که به اجرا در نمی آیند و معمولاً خود عاملی برای سرزنش و احساس شکست تعدادی از دانشجویان است . واقعیت این است  که در برنامه ریزی باید موارد زیر رعایت شود :

  • در برنامه ریزیها واقع بینانه باشید. بر اساس تجربه های قبلی و شناختی که از خود دارید برنامه ریزی کنید ، برای درسهایی که سخت است یا مورد علاقه شما نیست و در آن ضعف دارید زمان ثابت بیشتری در نظر بگیرید.
  • زمان هایی را که صرف خوابیدن، خرید، گردش، غذا، شست و شو و... می شود را مشخص کنید به این ترتیب ساعتهای خالی شما مشخص می شود . این ساعتهای خالی است که در شرایط عادی باید با فعالیتهای تحصیلی پر شود. البته اگر فعالیتهای جانبی شما زیاد است حتماً باید تغییراتی در برنامه خود بدهید.
  • زمان درس خواندن برای اکثر افراد دو ساعت برای هر کلاس در نظر گرفته شود. البته این موضوع به عوامل متعددی بستگی دارد  و بعضی از دانشجویان برای بعضی از درس ها به زمان بیشتری نیاز دارند
  • برنامه ریزی متعادلی انجام دهید. که زمان برای فعالیتهای مختلف مذهبی، ارتباطی، تفریحی و... در کنار فعالیت های درسی تعیین شده باشد.
  • واحد های درس خواندن را مشخص کنید . معمولاً برای هرساعت درس خواندن ده تا پانزده دقیقه استراحت در نظر گرفته شود.
  • از درس خواندن ماراتون یا پشت سر هم خود داری کنید.
  • ساعت های شروع و پایان درس خواندن را مشخص کنید.
  • هر درس را نزدیک به کلاس همان درس بخوانید.
  • در جای مشخص و ثابتی درس بخوانید.
  • فعالیتهای سخت را برای زمان هایی در نظر بگیرید که هوشیار تر و با حوصله تر هستید.
  • به ساعت زیستی خود توجه داشته باشید.

به عادتهای خود توجه داشته باشید  و با طبیعت خود نجنگید بعضی از خصوصیات جنبه زیستی و عصبی دارند و قابل تغییر نیستند مثلاً بعضی از افراد با 5 ساعت  خواب در شبانه روز کاملاً با نشاط و پر انرژی هستند در حالی که عده دیگر به حداقل 7 ساعت خواب نیاز دارند ، بعضی ها شبها بهتر درس می خوانند ولی بعضی دیگر عملکردشان در روز بهتر است . در برنامه ریزی ها به این موارد توجه داشته باشید و ساعت هایی را کارایی بالایی ندارید را صرف امور مربوط به نظافت و... بکنید.

  • کار در شب آخر و لحظه آخر را کنار بگذارید.

در دانشگاه چنین سبک درس خواندنی باعث مشکلات متعدد خواهد شد. از جمله مشروطی. شما نیاز دارید برنامه ریزی کنید تا بتوانید کارهای خود را ویرایش و تجدید نظر کنید.

  • کارهای غیر ضروری را حذف کنید.
  • برای منظم کردن خود از برگه یا تقویم استفاده کنید.
  • به کارها و فعالیت های غیر ضروری نه بگویید.

زندگی با همسالان به خصوص زندگی در خوابگاه با پیشنهادهای متعدد به موقع یا بی موقع زیادی همراه است مرتب دوستان، هم کلاسان و هم اتاقی ها پیشنهاداتی برای کار، تفریح، سرگرمی و... به شما می دهند. از سوی دیگر شما برنامه ریزی هایی کرده اید که باید به آن  وفادار بمانید . به همین دلیل زمانی که پیشنهادهای دوستان با برنامه درسی شما تداخل می کند به آنان نه بگویید. چون هر با  که برنامه خود را کنار بگذارید سرزنش و افسوس به سراغ شما خواهد آمد و وقتی هم که با دوستان هستید چندان لذت نمی برید چون خود خوری می کنید که الان باید سر درس تان بودید .اگر چه گاهی اوقات نه گفتن سخت است ولی به شدت رفتار سالمی است وشما حق دارید به برنامه ها و اولویت های خود فکر کنید و اگر به این باور برسید مطمئن باشید که به دیگران نیز می توانید نه بگویید.

  • به خود تان پاداش و جایزه بدهید.انسان ها نیاز به تشویق دارند به همین دلیل بعد از اینکه تا حدی به برنامه خود وفا دار بودید به خود جایزه دهید . جایزه شما می تواند انجام رفتارهای باشد که به آن علاقه دارید و از آن لذت می برید مانند دیدن برنامه تلویزیونی، نشستن در کنار دوستان و... نکته مهم این است که پاداش را بعد از انجام رفتار به خود بدهید نه قبل از آن.
  • اجتناب را بشناسید و با آن مقابله کنید. یکی از مشکلات مهم و اساسی در مطالعه و تحصیل اجتناب است و می توان گفت همه دانشجویان آن را تجربه کرده اند زمانی که قرار است برنامه خود را بخصوص اگر برنامه درسی باشد شروع کنیم مدام به خود می گوییم امروز نه از فردا شروع می کنم  و همیشه هم دلایل موجهی مثل اینکه خسته ام یا اینکه دوستان هستند، زشت است که من درس بخوانم  برای به تعویق انداختن برنامه وجود دارد و زیر بنای آن مکانیسم دفاعی دلیل تراشی و موجه گرایی است. بدانید که اجتناب رفتاری است که خود را تقویت می کند یعنی اگر کار امروز را به فردا موکول کنیم فردا سخت تر و پس فردا سخت تر از روز قبل و... می توانید کار خود را شروع کنید .چون از شروع نکردن و راحت بودن تقویت می شوید . اجتناب باعث می شود شما به جای کاری که دوست ندارید و از آن لذت نمی برید فعالیت لذت بخش دیگری انجام دهید و تقویت شوید.

       برای غلبه بر اهمال کاری و اجتناب می توانید از روشهای زیر استفاده کنید:

  • تعیین برنامه ثابت و منظم
  • زمان بندی ثابت
  • پای بندی به برنامه تدوین شده
  • انجام کارهای مورد علاقه و دلخواه بعد از انجام کارهای درسی و تحصیلی
  • مطالعه در فاصله های کوتاه
  • در ساعت های مشخصی از روز درس بخوانید.
  • انگیزه دادن به خود و به یاد داشتن انگیزه ها ، اهداف، ارزش ها و آرزوهای شخصی
  • کمال گرایی را کنار بگذارید.

در کمال گرایی فرد اهداف و انتظاراتی که از خود دارد بسیار بالاتر و شدید تر از توان یک فرد معمولی است در نتیجه فرد نمی تواند به آن اهداف دست پیدا کند و نتیجه آن شکست است. این شکست به شدت به عزت نفس فرد صدمه می زند.کاهش عزت نفس زمینه مناسبی برای انواع اختلالات روانی و افسردگی است به این ترتیب اگر چه فرد برای رسیدن به مراتب بالا تلاش می کند ولی آن چه در پی کمال گرایی می آید شکست و بیماری است. افراد کمال گرا به شدت از شکست می ترسند در حالی که شکست جزء ماهیت و ذات کمال گرایی است. این درحالی است که شکست خود ارزش زیادی دارد اگر فرد به درستی با آن برخورد کند. شکستها معلمان خوبی هستندکه تواناییها و ضعف های انسان را به درستی به وی نشان می دهند. شکست ها فرصتی هستند تا فرد توان خود را برای موفقیت های آینده کشف کند تا از مسیرهای دیگری بتواند اهداف خود را دنبال کند.با توجه به مطالب بالا به جای اینکه سعی کنید یک مقاله کامل و بی عیب و نقص تهیه کنید و به استاد تحویل دهید سعی کنید یک مقاله تهیه کنید . چون بعداً می توانید آن را اصلاح کنید و به یک مقاله عالی تبدیل کنید.کمال گرایی باعث می شود از همان ابتدا دچار ترس در انجام کار شوید.

  • مراقب افکار منفی باشید و خود را سرزنش نکنید.
  • دست به کار شوید و از واحد های زمانی کوچک استفاده کنید مثلاً یک ربع وقت دارید ازآنهم  استفاده کنید. این کار به شما احساس خوبی می دهد.
  • اگر نتوانستید به درستی از زمان خود استفاده کنید  از مشاوران کمک بگیرید.